¿Cómo elegir un software de gestión para agencias de viajes en Argentina?

Una agencia de viajes le compra servicios a operadores y mayoristas y se los vende al pasajero, muchas veces en dos monedas y en cuotas. Un sistema de gestión tiene que acompañar ese recorrido completo, sin que el equipo pase datos a mano de una planilla a otra:

1. La reserva, con sus pasajeros, vuelos, hoteles y demás servicios, cada uno con su operador, lo que se le paga y lo que se le cobra al pasajero.
2. El cobro, con el saldo de cada pasajero por moneda y las cuotas que vencen.
3. El pago al operador, para saber cuánto de la plata de la caja es de terceros.
4. La factura electrónica, emitida con ARCA a partir de lo cobrado.
5. El IVA y los libros, con las facturas emitidas y las de los proveedores.
6. Las comisiones de los vendedores, calculadas con una regla fija.

Cuando un sistema resuelve solo una parte (por ejemplo, la facturación), el resto vuelve a las planillas y la ganancia de cada reserva se sigue calculando a mano.

Un sistema web se usa desde el navegador, sin servidores propios ni instalaciones, y todo el equipo trabaja sobre los mismos datos desde la oficina o desde su casa. Uno instalado depende de una computadora o de un servidor de la agencia, de sus copias de seguridad y de sus actualizaciones.

Para una agencia chica o mediana, la diferencia práctica está en quién se ocupa de mantenerlo: en un sistema web, el proveedor.

La prueba sirve si se hace con datos reales de la agencia. Una forma ordenada de hacerla:

1. Cargá dos o tres reservas reales, con servicios en pesos y en dólares.
2. Registrá un cobro en cuotas y un pago a un operador, y mirá cómo quedan la caja y el saldo del pasajero.
3. Emití una factura de prueba en homologación y revisá el reparto de importes.
4. Creá un usuario de vendedor y fijate qué puede ver.
5. Pedile a tu contador que revise qué datos puede exportar para el IVA.